Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laadittu 10.8.2013

1. Rekisteripitäjä
Coreorient Oy (Y-tunnus 2388488-1)
Heinjoenpolku 3 A 702140 Espoo

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Harri Paloheimo
Coreorient Oy
Heinjoenpolku 3 A 7
02140 Espoo
Puh. 050 4836 388
harri.paloheimo(at)piggybaggy.com

3. Rekisterin nimi
PiggyBaggy -palvelun asiakkuuteen ja palvelun käyttöön perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely pääasiallisena tarkoituksena on toimia Coreorient Oy:n (Coreorient) asiakkaiden asiakasrekisterinä. Rekisteri sisältää henkilötietoja PiggyBaggy -palvelun käyttäjiksi rekisteröityneistä luonnollisista henkilöistä sekä Coreorientin palveluita käyttävien yritysten ja yhteisöjen työntekijöistä. Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • rekisteröidyn yksilöimiseen ja tunnistamiseen.
  • asiakkaan valitsemien palveluiden toteuttamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen.
  • asiakkaan Coreorientille antamien tiedonkäyttövaltuutusten ylläpitämiseen ja käyttöön.
  • asiakkuuden hoitamiseen.
  • liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin.
  • Coreorientin tarjoamista palveluista ja tuotteista tiedottamiseen, myynnin edistämiseen ja markkinointiin.
  • muihin PiggyBaggy -verkkopalveluun liittyviin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, ikä, postiosoite, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot, ammatti, asiointikieli.
  • käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi, henkilötunnus tai syntymäaika ja sukupuoli.
  • työnantajayrityksen nimi ja Y-tunnus.
  • asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut aloitus- ja lopetustietoineen, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, asiakasohjelmaan liittyvät tiedot, sidosryhmätiedot (esim. puhelinliittymätiedot), palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot ja tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä.
  • tiedot suoramarkkinointiluvista ja -kielloista.
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot.
  • palvelun käytöstä kertyvät historiatiedot ja asiakasyhteydenottoihin liittyvät tiedot.
  • muut rekisteröidyn itse antamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sekä rekisteröidyltä itseltään että rekisteröitymisen toteuttamiseen tai palvelun tuottamiseen mahdollisesti osallistuvilta yhteistyökumppaneilta. Tietoja kertyy asiakkaan tilauksen yhteydessä antamien perustietojen lisäksi laskutustiedoista, sopimuksista, palvelujen käytöstä sekä palveluun liittyvien yhteistyökumppanien luovuttamista sopimustiedoista ja palvelun käyttämiseen liittyvistä tiedoista.Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös teleoperaattorien ja pankkien tietojärjestelmistä, väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä, viranomaisten pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä sekä muilta luotettavilta tahoilta palveluiden tuottamisen edellyttämällä tavalla.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

1. Säännönmukainen luovutus
– perustietoja muille käyttäjille palvelun käytön yhteydessä.
– viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
– palvelun tuottamiseen liittyville yhteistyökumppaneille palvelutuotannon edellyttämissä tapauksissa.
2. Muu tietojen luovutus
Coreorient voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Palveluun rekisteröitymisen teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita yhteistyökumppanien palvelimilla tai laitteistoilla, joista ne siirretään Coreorientin fyysiseen rekisteriin.Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi välttämätöntä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Manuaalinen aineisto
Tilauslomakkeet ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, asiakastietojen käsittelyyn osallistuvilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
2. ATK:lle tallennetut tiedot
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat teknisin keinoin suojattuja ulkopuoliselta käytöltä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely tai ylläpito kuuluu.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Rekisterinpitäjä antaa rekisteröidylle ilman aiheetonta viivästystä mahdollisuuden tutustua rekisteritietoihin ja antaa pyydettäessä tiedot kirjallisesti. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna. Tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten (Henkilötietolain 30 §). Kieltoasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön sähköpostitse tai postitse. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja pyynnössä on yksilöitävä korjattava tieto. Korjaamispyyntö on tehtävä kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.